Det är en torsdag kväll i Örebro. På köksbordet står kortlekarna prydligt staplade, tärningarna glänser i skenet från lampan och bredvid ligger en noga utvald lista över möjliga spel för kvällen. Allt är upplagt för en perfekt spelträff – förutom en liten detalj: halva gänget har fortfarande inte svarat på inbjudan.
En av dessa arrangörer, som vi kan kalla ”Orolig arrangör i Örebro”, skriver till Spelfröken med en vädjan: ”Jag skickar alltid inbjudan i god tid, men ändå får jag svaren – om de ens kommer – först samma dag. Det gör det hopplöst att bestämma vilka spel vi ska spela, hur vi ska möblera och hur mycket snacks jag ska fixa. Hur får jag folk att svara i tid, utan att låta otrevlig?”
När spelkvällar inte är som en spontan AW
Du är långt ifrån ensam om att slita håret över detta. Till skillnad från att slänga iväg ett SMS om att ta en öl efter jobbet, kräver spelkvällar ofta minutiös planering:
- Ett spel kan vara perfekt för fyra men helt obalanserat för fem.
- Vissa spel tar en halvtimme bara att ställa i ordning.
- Snacksen räcker perfekt till fem – men är ni tolv krävs helt andra påsar.
Problemet? Många drar ut på att svara. Kanske för att de velar, väntar på något ”bättre” eller helt enkelt glömmer. Men lösningen börjar oftast med dig som arrangör.
Fem sätt att rädda din spelkväll
- Sätt en deadline – och håll dig till den
Ange redan i inbjudan: ”Svara senast onsdag kl. 18. Därefter går platsen till någon på reservlistan.” Tydlighet är inte otrevligt. - Ta hjälp av tekniken
Doodle, Google Forms eller en Messengergrupp med omröstning minskar risken att någon “glömmer” att svara och sparar dig arbetet med att leta svar bland spridda sms och kommentarer. - Förklara varför antalet spelar roll
Många inser inte att ett spel kan kräva exakt sex personer. Ju tydligare du är, desto större respekt får du för planeringen. - Ha en reservplan – och en reservlista
Om någon hoppar in i sista stund kan det rädda kvällen när någon annan ställer in. - Ta snacket mellan gångerna
Om samma personer alltid svarar sent – säg det vänligt men rakt: ”Jag blir jätteglad när du är med, men jag måste veta i tid för att kunna planera.”
Så undviker du att kvällen dör innan den börjat
Nyckeln är att ha klara regler, enkla svarsalternativ och en reservplan för oväntade avhopp. En riktigt bra spelkväll börjar långt innan första tärningskastet – med en inbjudan som faktiskt får svar.
Och nu undrar vi: Hur gör du för att få folk att svara i tid? Har du ett guldknep vi andra kan låna?